結論：壊れる前にこの3つだけやっておく

前任者から引き継いだエクセルは、中身を確認せずに使い続けると「壊れた時に誰も直せない」状態になります。今すぐバックアップを取り、数式を確認し、マクロの中身をざっと見ておきましょう。

対策1：バックアップを取る

最も手軽で効果の高い対策がバックアップです。

ファイルをコピーして別の場所に保存する

1. 対象のエクセルファイルを右クリック
2. 「コピー」を選択
3. デスクトップや別のフォルダに「貼り付け」
4. ファイル名に日付を追加する（例: 売上管理_20260315_backup.xlsx）

週1回、金曜の業務終了前にこの作業をやっておくだけで、万が一ファイルが壊れても直近のデータから復旧できます。

対策2：数式を確認する

エクセルの数式は見えない部分で複雑に絡み合っていることがあります。

数式の表示方法

1. エクセルを開く
2. Ctrl + Shift + @ を押す（数式が表示される）
3. 主要な集計セルの数式を確認する
4. もう一度 Ctrl + Shift + @ で元に戻す

特に注意すべきは、他のシートや他のファイルを参照している数式です。参照先のファイルが移動・削除されると、計算結果が狂います。

対策3：マクロの中身をざっと見る

マクロが入っているエクセルファイルは、VBE（Visual Basic Editor）で中身を確認できます。

VBEの開き方

1. Alt + F11 を押す
2. 左側のプロジェクトエクスプローラーでモジュールを確認
3. コードの量と処理内容をざっと眺める

コードの中身が完全に理解できなくても、「どのくらいの量があるか」「何をしているか」の概要だけ把握しておくことが重要です。

なぜこの対策が必要なのか

前任者が作ったエクセルは、作成者本人しか構造を理解していないケースがほとんどです。「動いているからOK」という判断で放置すると、ファイルが壊れた時やWindowsのアップデートで動かなくなった時に、業務が完全に止まります。

3つの対策はどれも10分以内でできる作業です。業務の合間に少しずつ進めてみてください。